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Berichtsheft schreiben für Verwaltungsfachangestellte/r der Fachrichtung Kommunalverwaltung

Berichtsheft schreiben

Berichtsheft schreiben als Verwaltungsfachangestellte/r der Fachrichtung Kommunalverwaltung leicht gemacht! Lerne, wie du dein Berichtsheft professionell und effizient führst. Mit unserem Berichtsheft-Generator sparst du Zeit und erstellst perfekte Einträge.

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Berichtsheft schreiben

Wichtiger Hinweis

Um den Berichtsheft Generator nutzen zu können, benötigst du eine einmalige Lizenz. Es fallen keine monatlichen Kosten an - du bezahlst nur einmal und kannst den Generator dann lebenslang nutzen.

Video-Tutorial: So erstellst du dein Berichtsheft mit dem Berichtsheft Generator

  1. Berichtsheft-Generator aufrufen und anmelden

    1. Gehe auf https://www.berichtsheft-generator.ai/

      Melde dich mit deinem Benutzernamen und Passwort an. Falls du noch kein Konto hast, folge bitte zuerst den Schritten in der Registrierung und Einrichtung.

    Login-Seite des Berichtsheft-Generators

  2. Zeitraum auswählen

    1. Wähle das Jahr und den Zeitraum aus, für den du das Berichtsheft schreiben möchtest

    Zeitraum-Auswahl im Generator

  3. Tätigkeiten dokumentieren

    1. Im gewünschten Abschnitt kannst du in den Texteditor klicken und mit dem Schreiben beginnen

    Texteditor-Interface mit Beispieltext

  4. KI-Unterstützung nutzen

    1. Klicke einfach auf den KI-Button und wähle aus, ob du Stichpunkte oder einen vollständigen Text haben möchtest

    Tipp: KI-Anpassung

    1. Du kannst der KI spezifische Anweisungen geben, was sie schreiben soll, oder sie nutzen, um einen Text umzuschreiben, der dir nicht gefällt. Die KI berücksichtigt auch deine zuvor geschriebenen Texte, um bessere Texte und angemessene Stundenanzahlen für die Aufgaben vorzuschlagen.
    KI-Assistent Interface mit Beispiel

  5. Änderungen speichern

    1. Um deine Änderungen zu speichern, klicke einfach außerhalb des Texteditors

Registrierung und Einrichtung

  1. Lizenzschlüssel kopieren

    1. Kopiere deinen Lizenzschlüssel aus der E-Mail, die du nach dem Kauf des Berichtsheft-Generators erhalten hast

    Tipp: Kostenerstattung

    1. Wenn du keinen Lizenzschlüssel hast, kannst du einen für eine kleine einmalige Zahlung kaufen. Du erhältst eine E-Mail-Vorlage, die du an deinen Arbeitgeber weiterleiten kannst, damit er dir den Berichtsheft-Generator erstatten kann.
    Beispiel einer Lizenzschlüssel-Email

  2. Registrierung starten

    1. Gehe auf https://www.berichtsheft-generator.ai/register

    Registrierungsseite des Berichtsheft-Generators

  3. Lizenzschlüssel einfügen

    1. Füge deinen Lizenzschlüssel in das entsprechende Feld ein

    Eingabefeld für den Lizenzschlüssel

  4. Zugangsdaten erstellen

    1. Wähle einen Benutzernamen und ein Passwort für dein Konto

    Formular für Benutzername und Passwort

  5. KI-Guthaben hinzufügen

    1. Optional kannst du einen Lizenzschlüssel für KI-Guthaben einfügen, wenn du dieses erworben hast

    Tipp: Kostenloses Guthaben

    1. Du erhältst nach der Registrierung 1 Euro KI-Guthaben kostenlos.
    KI-Guthaben Eingabefeld

  6. Persönliche Daten

    1. Gib deinen Vor- und Nachnamen sowie deine E-Mail-Adresse ein, damit dein Name im Berichtsheft verwendet werden kann und du dein Passwort zurücksetzen kannst, falls du es vergisst

    Formular für persönliche Daten

  7. Ausbildungsberuf wählen

    1. Wähle deinen Ausbildungsberuf aus der Liste der Berufe aus

    Auswahlmenü für Ausbildungsberufe

  8. Ausbildungszeitraum

    1. Wähle das Start- und Enddatum deiner Ausbildung

    Auswahl des Ausbildungszeitraums

  9. Unternehmensdaten

    1. Gib den Namen deines Unternehmens an

    Eingabefeld für Unternehmensdaten

  10. Berichtsheft-Art wählen

    1. Wähle abschließend die Art des Berichtshefts und dann eine Vorlage aus. Du kannst zwischen einem Tagesberichtsheft, einem Wochenberichtsheft und einem Monatsberichtsheft wählen

    Tipp: Flexible Vorlagen

    1. Du kannst die Art und Vorlage jederzeit ändern. Wenn du zu einer anderen Vorlage mit ähnlichen Abschnitten wechselst, wird der Inhalt in die neue Vorlage übertragen.
    Verschiedene Arten von Berichtsheften im Vergleich

Tipps für dein Berichtsheft

  1. Inspiration finden

    1. Du kannst die Aufgaben anderer Azubis deines Berufs durchsuchen und herunterladen, um dich inspirieren zu lassen und zu sehen, wie sie ihre Zeit dokumentiert haben.

    Inspiration finden im Berichtsheft-Generator

  2. Verteilungsassistent

    1. Bei sehr allgemeinen Aufgaben kannst du eine Liste erstellen und den leistungsstarken Verteilungsassistenten nutzen, um viele Berichte auf einmal auszufüllen.

    Verteilungsassistent im Berichtsheft-Generator

Best Practices

  1. Regelmäßigkeit

    1. Regelmäßigkeit ist der Schlüssel

      • Führe dein Berichtsheft täglich oder wöchentlich
      • Plane feste Zeiten für das Schreiben ein
      • Notiere dir wichtige Tätigkeiten direkt nach der Ausführung
    Wichtige Regeln für das Berichtsheft

  2. Rechtliche Anforderungen

    1. Rechtliche Anforderungen beachten

      • Das Berichtsheft muss während der Arbeitszeit geführt werden dürfen
      • Der Ausbilder muss regelmäßig kontrollieren und unterschreiben
      • Die Einträge müssen der Wahrheit entsprechen
      • Alle vorgeschriebenen Formblätter müssen verwendet werden
    Rechtliche Anforderungen an das Berichtsheft

Wichtige Informationen zum Berichtsheft für Verwaltungsfachangestellte/r der Fachrichtung Kommunalverwaltung

Theoretische Ausbildung

Die theoretische Ausbildung umfasst die Vermittlung von Kenntnissen in öffentlichen Verwaltungsstrukturen, Rechtsvorschriften und Verwaltungsverfahren.

  • Öffentliches Recht und Verwaltungsrecht
  • Haushaltswesen und Finanzwirtschaft
  • Personalwesen und Arbeitsrecht

Praktische Ausbildung

In der praktischen Ausbildung werden die erworbenen theoretischen Kenntnisse in der Praxis angewendet.

  • Bearbeitung von Bürgeranfragen im Bürgerservice
  • Verwaltung von Anträgen und Bescheiden
  • Organisation von Sitzungen und Protokollführung

Dokumentationsfrequenz

wöchentlich

Die Dokumentation im Berichtsheft erfolgt in der Regel wöchentlich. Dabei sollen die wesentlichen Tätigkeiten und Lerninhalte der vergangenen Woche festgehalten werden.

Anforderungen der Kammer

  • Das Berichtsheft muss regelmäßig von der Ausbilderin oder dem Ausbilder kontrolliert und unterschrieben werden.
  • Es ist in schriftlicher Form vorzulegen, wobei auch digitale Versionen akzeptiert werden können, sofern dies mit der zuständigen Kammer abgestimmt ist.
  • Das Berichtsheft ist Bestandteil der Abschlussprüfung und muss vollständig geführt sein.

Wichtige Tätigkeiten

Bearbeitung von Bürgeranfragen

Dokumentation von Fällen, in denen Bürgeranfragen bearbeitet wurden, einschließlich Art der Anfrage und Lösungsvorschläge.

Erstellung von Bescheiden

Aufzeichnung des Prozesses zur Erstellung von Bescheiden, einschließlich rechtlicher Grundlagen und Entscheidungsfindung.

Sitzungsorganisation

Protokollierung der Organisation und Durchführung von Sitzungen, inklusive Vorbereitung von Unterlagen und Nachbereitung.

Beispieleinträge für Verwaltungsfachangestellte/r der Fachrichtung Kommunalverwaltung

15.03.2024

Arbeitszeit: 08:00 - 16:30 Uhr

Bearbeitung von Bürgeranträgen

  • Prüfung von Anträgen auf Wohngeld
  • Erstellung von Bescheiden im Fachverfahren
  • Telefonische Beratung von Antragstellern

Heute habe ich die eingegangenen Wohngeldanträge geprüft und mithilfe des Fachverfahrens 'Prosoz' entsprechende Bescheide erstellt. Außerdem habe ich mehrere telefonische Anfragen von Bürgern zu den Bearbeitungszeiten beantwortet.

Lernziel: Ich habe gelernt, wie wichtig es ist, bei der Erstellung von Bescheiden genau auf die aktuellen Richtlinien zu achten.

16.03.2024

Arbeitszeit: 09:00 - 17:00 Uhr

Teilnahme an einer Schulung zum neuen E-Government-Gesetz

  • Besuch einer internen Schulung über das E-Government-Gesetz
  • Diskussion über die Implementierung digitaler Verwaltungsprozesse
  • Erarbeitung eines Konzeptentwurfs für Online-Bürgerdienste

Die Schulung vermittelte umfassendes Wissen über das E-Government-Gesetz und die damit verbundene Digitalisierung der Verwaltungsprozesse. In Gruppenarbeiten haben wir ein Konzept für die Einführung neuer Online-Dienste erarbeitet.

Lernziel: Ich habe verstanden, welche Herausforderungen und Chancen die Digitalisierung für unsere Verwaltung mit sich bringt.

17.03.2024

Arbeitszeit: 08:30 - 15:30 Uhr

Vorbereitung auf die Gemeinderatssitzung

  • Zusammenstellung relevanter Unterlagen für die Sitzung
  • Erstellung eines Protokollentwurfs für den öffentlichen Teil
  • Koordination der technischen Ausstattung im Sitzungssaal

Für die anstehende Gemeinderatssitzung habe ich alle notwendigen Unterlagen zusammengestellt und einen Entwurf des Protokolls vorbereitet. Zudem habe ich dafür gesorgt, dass der Sitzungssaal technisch ausgestattet ist.

Lernziel: Ich habe gelernt, wie wichtig eine sorgfältige Vorbereitung für einen reibungslosen Ablauf der Sitzung ist.

18.03.2024

Arbeitszeit: 07:45 - 16:15 Uhr

Unterstützung in der Bauverwaltung

  • Bearbeitung von Bauvoranfragen
  • Zusammenarbeit mit dem Bauamt zur Klärung offener Fragen
  • Archivierung von Bauakten

Heute habe ich Bauvoranfragen bearbeitet und offene Fragen direkt mit dem Bauamt geklärt. Außerdem habe ich alte Bauakten digital archiviert, um den Zugriff zu erleichtern.

Lernziel: Ich konnte mein Wissen über baurechtliche Vorgaben erweitern und verstehen, wie wichtig die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen ist.

Warum ist das Berichtsheft so wichtig?

Gesetzliche Grundlagen

Das Berichtsheft ist ein verpflichtender Bestandteil der Berufsausbildung und dient der Dokumentation des Ausbildungsfortschritts. Es basiert auf den gesetzlichen Vorgaben gemäß §13 Berufsbildungsgesetz (BBiG).

  • Nachweis über die vermittelten Inhalte während der Ausbildung
  • Regelmäßige Kontrolle durch Ausbilder und Berufsschule

Spezifische Bedeutung für die Ausbildung

Im Verwaltungsbereich ist das Berichtsheft von besonderer Bedeutung, da es die Vielseitigkeit und Komplexität der Aufgaben im kommunalen Kontext reflektiert.

  • Erfassung von Verwaltungsvorgängen und deren rechtlicher Grundlagen
  • Dokumentation von Bürgeranliegen und deren Bearbeitung

Rolle bei der Prüfungsvorbereitung

Das Berichtsheft unterstützt die Auszubildenden aktiv bei der Vorbereitung auf die Abschlussprüfung, da es eine strukturierte Übersicht über alle erlernten Inhalte bietet.

  • Gezielte Wiederholung und Vertiefung relevanter Themenbereiche
  • Nachvollziehbares Verständnis der eigenen Wissensentwicklung

Besonderheiten der Dokumentation

In der Kommunalverwaltung ist eine präzise und umfassende Dokumentation unerlässlich, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

  • Detaillierte Beschreibung von Verwaltungsvorgängen
  • Einhaltung von Datenschutz- und Dokumentationspflichten

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