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Berichtsheft schreiben für Verwaltungsfachangestellte/r

Berichtsheft schreiben

Berichtsheft schreiben als Verwaltungsfachangestellte/r leicht gemacht! Lerne, wie du dein Berichtsheft professionell und effizient führst. Mit unserem Berichtsheft-Generator sparst du Zeit und erstellst perfekte Einträge.

Schritt-für-Schritt Anleitung zum Berichtsheft schreiben

Wichtiger Hinweis

Um den Berichtsheft Generator nutzen zu können, benötigst du eine einmalige Lizenz. Es fallen keine monatlichen Kosten an - du bezahlst nur einmal und kannst den Generator dann lebenslang nutzen.

Video-Tutorial: So erstellst du dein Berichtsheft mit dem Berichtsheft Generator

  1. Berichtsheft-Generator aufrufen und anmelden

    1. Gehe auf https://www.berichtsheft-generator.ai/

      Melde dich mit deinem Benutzernamen und Passwort an. Falls du noch kein Konto hast, folge bitte zuerst den Schritten in der Registrierung und Einrichtung.

    Login-Seite des Berichtsheft-Generators

  2. Zeitraum auswählen

    1. Wähle das Jahr und den Zeitraum aus, für den du das Berichtsheft schreiben möchtest

    Zeitraum-Auswahl im Generator

  3. Tätigkeiten dokumentieren

    1. Im gewünschten Abschnitt kannst du in den Texteditor klicken und mit dem Schreiben beginnen

    Texteditor-Interface mit Beispieltext

  4. KI-Unterstützung nutzen

    1. Klicke einfach auf den KI-Button und wähle aus, ob du Stichpunkte oder einen vollständigen Text haben möchtest

    Tipp: KI-Anpassung

    1. Du kannst der KI spezifische Anweisungen geben, was sie schreiben soll, oder sie nutzen, um einen Text umzuschreiben, der dir nicht gefällt. Die KI berücksichtigt auch deine zuvor geschriebenen Texte, um bessere Texte und angemessene Stundenanzahlen für die Aufgaben vorzuschlagen.
    KI-Assistent Interface mit Beispiel

  5. Änderungen speichern

    1. Um deine Änderungen zu speichern, klicke einfach außerhalb des Texteditors

Registrierung und Einrichtung

  1. Lizenzschlüssel kopieren

    1. Kopiere deinen Lizenzschlüssel aus der E-Mail, die du nach dem Kauf des Berichtsheft-Generators erhalten hast

    Tipp: Kostenerstattung

    1. Wenn du keinen Lizenzschlüssel hast, kannst du einen für eine kleine einmalige Zahlung kaufen. Du erhältst eine E-Mail-Vorlage, die du an deinen Arbeitgeber weiterleiten kannst, damit er dir den Berichtsheft-Generator erstatten kann.
    Beispiel einer Lizenzschlüssel-Email

  2. Registrierung starten

    1. Gehe auf https://www.berichtsheft-generator.ai/register

    Registrierungsseite des Berichtsheft-Generators

  3. Lizenzschlüssel einfügen

    1. Füge deinen Lizenzschlüssel in das entsprechende Feld ein

    Eingabefeld für den Lizenzschlüssel

  4. Zugangsdaten erstellen

    1. Wähle einen Benutzernamen und ein Passwort für dein Konto

    Formular für Benutzername und Passwort

  5. KI-Guthaben hinzufügen

    1. Optional kannst du einen Lizenzschlüssel für KI-Guthaben einfügen, wenn du dieses erworben hast

    Tipp: Kostenloses Guthaben

    1. Du erhältst nach der Registrierung 1 Euro KI-Guthaben kostenlos.
    KI-Guthaben Eingabefeld

  6. Persönliche Daten

    1. Gib deinen Vor- und Nachnamen sowie deine E-Mail-Adresse ein, damit dein Name im Berichtsheft verwendet werden kann und du dein Passwort zurücksetzen kannst, falls du es vergisst

    Formular für persönliche Daten

  7. Ausbildungsberuf wählen

    1. Wähle deinen Ausbildungsberuf aus der Liste der Berufe aus

    Auswahlmenü für Ausbildungsberufe

  8. Ausbildungszeitraum

    1. Wähle das Start- und Enddatum deiner Ausbildung

    Auswahl des Ausbildungszeitraums

  9. Unternehmensdaten

    1. Gib den Namen deines Unternehmens an

    Eingabefeld für Unternehmensdaten

  10. Berichtsheft-Art wählen

    1. Wähle abschließend die Art des Berichtshefts und dann eine Vorlage aus. Du kannst zwischen einem Tagesberichtsheft, einem Wochenberichtsheft und einem Monatsberichtsheft wählen

    Tipp: Flexible Vorlagen

    1. Du kannst die Art und Vorlage jederzeit ändern. Wenn du zu einer anderen Vorlage mit ähnlichen Abschnitten wechselst, wird der Inhalt in die neue Vorlage übertragen.
    Verschiedene Arten von Berichtsheften im Vergleich

Tipps für dein Berichtsheft

  1. Inspiration finden

    1. Du kannst die Aufgaben anderer Azubis deines Berufs durchsuchen und herunterladen, um dich inspirieren zu lassen und zu sehen, wie sie ihre Zeit dokumentiert haben.

    Inspiration finden im Berichtsheft-Generator

  2. Verteilungsassistent

    1. Bei sehr allgemeinen Aufgaben kannst du eine Liste erstellen und den leistungsstarken Verteilungsassistenten nutzen, um viele Berichte auf einmal auszufüllen.

    Verteilungsassistent im Berichtsheft-Generator

Best Practices

  1. Regelmäßigkeit

    1. Regelmäßigkeit ist der Schlüssel

      • Führe dein Berichtsheft täglich oder wöchentlich
      • Plane feste Zeiten für das Schreiben ein
      • Notiere dir wichtige Tätigkeiten direkt nach der Ausführung
    Wichtige Regeln für das Berichtsheft

  2. Rechtliche Anforderungen

    1. Rechtliche Anforderungen beachten

      • Das Berichtsheft muss während der Arbeitszeit geführt werden dürfen
      • Der Ausbilder muss regelmäßig kontrollieren und unterschreiben
      • Die Einträge müssen der Wahrheit entsprechen
      • Alle vorgeschriebenen Formblätter müssen verwendet werden
    Rechtliche Anforderungen an das Berichtsheft

Wichtige Informationen zum Berichtsheft für Verwaltungsfachangestellte/r

Theoretische Ausbildung

Die theoretische Ausbildung für Verwaltungsfachangestellte umfasst die Vermittlung von Kenntnissen in Verwaltungsrecht, Staatsrecht, Personalwesen und Rechnungswesen.

  • Grundlagen des Verwaltungsrechts
  • Staats- und Verfassungsrecht
  • Kommunalrecht
  • Haushalts- und Kassenwesen
  • Personalwirtschaft

Praktische Ausbildung

Die praktische Ausbildung findet in verschiedenen Abteilungen der Verwaltung statt und deckt unterschiedliche Tätigkeitsfelder ab.

  • Bearbeitung von Anträgen und Verwaltungsvorgängen
  • Erstellen von Bescheiden
  • Bürgerberatung und -betreuung
  • Verwaltung von Haushaltsmitteln
  • Recherchen zu rechtlichen Fragestellungen

Dokumentationsfrequenz

wöchentlich

Die Dokumentation im Berichtsheft sollte wöchentlich erfolgen, um eine kontinuierliche und zeitnahe Erfassung der Ausbildungsinhalte zu gewährleisten.

Anforderungen der Kammer

  • Das Berichtsheft muss von der zuständigen IHK oder Verwaltungsakademie anerkannt werden.
  • Es sind sowohl die theoretischen als auch die praktischen Ausbildungsinhalte zu dokumentieren.
  • Die Einträge müssen regelmäßig vom Ausbilder kontrolliert und gegengezeichnet werden.

Wichtige Tätigkeiten

Bearbeitung von Bürgeranfragen

Dokumentation der Bearbeitungsschritte und der Kommunikation mit Bürgern ist essenziell, um den Umgang mit Bürgeranliegen nachvollziehbar zu machen.

Erstellung von Verwaltungsakten

Hierbei ist es wichtig, den Prozess der Aktenführung inklusive verwendeter Formulare und rechtlicher Grundlagen festzuhalten.

Teilnahme an Sitzungen und Besprechungen

Protokollierung der besprochenen Themen, getroffenen Entscheidungen und deren Umsetzung im Arbeitsalltag.

Rechnungsprüfung im Haushaltswesen

Dokumentation der Prüfvorgänge bei der Verwaltung von öffentlichen Geldern, einschließlich der angewandten Richtlinien.

Beispieleinträge für Verwaltungsfachangestellte/r

02.01.2024

Arbeitszeit: 08:00 - 16:00 Uhr

Bearbeitung von Anträgen auf Wohngeld

  • Prüfung der eingereichten Antragsformulare auf Vollständigkeit
  • Erfassung der Antragsdaten im Fachverfahren Prosoz
  • Telefonische Rücksprache mit Antragstellern bei Unklarheiten

Heute habe ich mehrere neue Anträge auf Wohngeld bearbeitet. Dabei habe ich die eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit geprüft und die Daten im System erfasst. Bei fehlenden Informationen habe ich telefonisch Kontakt mit den Antragstellern aufgenommen, um die benötigten Daten zu erfragen.

Lernziel: Ich habe gelernt, wie wichtig eine sorgfältige Prüfung der Antragsunterlagen ist, um Fehler im Bearbeitungsprozess zu vermeiden.

03.01.2024

Arbeitszeit: 08:30 - 17:00 Uhr

Teilnahme an einer Schulung zur neuen Datenschutzverordnung

  • Teilnahme an einer ganztägigen Schulung zur DSGVO
  • Diskussion von Fallbeispielen in Gruppenarbeit
  • Erarbeitung von Maßnahmen zur Umsetzung im eigenen Arbeitsbereich

Die Schulung zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) war sehr informativ. Besonders interessant war die Gruppenarbeit, in der wir konkrete Fallbeispiele diskutiert und Lösungen erarbeitet haben. Wir haben Maßnahmen zur besseren Umsetzung der DSGVO in unserem Arbeitsbereich erarbeitet.

Lernziel: Ich habe ein tieferes Verständnis für die Anforderungen der DSGVO gewonnen und weiß nun, wie ich diese konkret in meinem Arbeitsalltag umsetzen kann.

04.01.2024

Arbeitszeit: 09:00 - 15:00 Uhr

Routineaufgaben im Bereich Einwohnermeldeamt

  • Bearbeitung von Ummeldungen und Abmeldungen im Einwohnermeldeverfahren MESO
  • Ausgabe von Meldebescheinigungen an Bürger
  • Pflege der Einwohnerdaten im System

Im Einwohnermeldeamt habe ich heute hauptsächlich Ummeldungen und Abmeldungen bearbeitet. Dazu gehört die Eingabe der Daten in das System MESO und die Ausgabe von entsprechenden Meldebescheinigungen an Bürgerinnen und Bürger.

Lernziel: Ich habe meine Fähigkeiten im Umgang mit dem Meldesystem MESO weiter vertieft und fühle mich sicherer in der Bearbeitung von Meldedaten.

05.01.2024

Arbeitszeit: 08:00 - 16:30 Uhr

Unterstützung bei der Organisation einer Gemeinderatssitzung

  • Vorbereitung der Sitzungsunterlagen und Tagesordnungspunkte
  • Versand der Einladung an Gemeinderatsmitglieder
  • Bereitstellung technischer Ausstattung für die Sitzung

Heute habe ich bei der Organisation einer Gemeinderatssitzung mitgeholfen. Ich habe die notwendigen Unterlagen vorbereitet, darunter Tagesordnungspunkte und Berichtsmappen, und die Einladungen an alle Mitglieder des Gemeinderats versendet. Zudem habe ich die technische Ausstattung im Sitzungssaal kontrolliert.

Lernziel: Ich habe gelernt, wie wichtig eine präzise Vorbereitung für den reibungslosen Ablauf einer Gemeinderatssitzung ist, insbesondere was die Bereitstellung vollständiger Unterlagen betrifft.

Warum ist das Berichtsheft so wichtig?

Gesetzliche Grundlagen

Das Berichtsheft ist gemäß §13 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) eine gesetzliche Anforderung, die von Auszubildenden geführt werden muss. Es dient als Nachweis der vermittelten Ausbildungsinhalte und der Erfüllung der Ausbildungspflichten.

  • Das Berichtsheft muss regelmäßig geführt werden.
  • Es dient als Nachweis für den Ausbildungsnachweis gemäß BBiG.

Spezifische Bedeutung für die Ausbildung

Das Berichtsheft ist für Verwaltungsfachangestellte besonders wichtig, da es hilft, die vielfältigen Aufgaben und Prozesse in der Verwaltung zu dokumentieren und reflektieren.

  • Dokumentation von Verwaltungsvorgängen
  • Erlernen von Verwaltungsabläufen

Rolle bei der Prüfungsvorbereitung

Für die Abschlussprüfung ist das Berichtsheft ein wesentliches Hilfsmittel, da es die erlernten Inhalte strukturiert wiedergibt und somit zur Wiederholung und Vertiefung des Wissens beiträgt.

  • Strukturierte Übersicht über alle Ausbildungsinhalte
  • Hilfestellung beim Lernen durch Reflexion

Besonderheiten der Dokumentation

In der Verwaltung ist eine präzise Dokumentation essenziell. Das Berichtsheft fördert diese Fähigkeit bereits in der Ausbildung und bereitet auf die Anforderungen im späteren Berufsleben vor.

  • Regelmäßige und detaillierte Einträge
  • Einhaltung von Dokumentationsstandards

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